Правильное оформление этого документа является ключевым аспектом в реализации мероприятий по противодействию отмыванию денег, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения.
На вопросы отвечает
expert@piniginaelena.ru
piniginaelena.ru
Нужно ли распечатывать правила внутреннего контроля?
Для всех субъектов ст. 5 и ст. 7.1 за исключением некредитных финансовых организаций , согласно требованиям к ПВК, утвержденным Постановлением Правительства №667 для лиц ст. 5 и Постановлением Правительства №1188 для лиц ст. 7.1 правила внутреннего контроля оформляются на бумажном носителе или в виде электронного документа. ПВК на бумажном носителе подписываются руководителем организации, индивидуальным предпринимателем, лицом ст. 7.1 и заверяются печатью (при наличии). Правила внутреннего контроля в виде электронного документа подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, лица ст. 7.1. Для некредитных финансовых организаций, согласно требованиям к ПВК по Положению Банка России №445-П не определено на каком носителе и в какой форме допускается хранение ПВК. Некредитные финансовые организации могут выбрать любой способ хранения ПВК, как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Несоблюдение этого требования может привести к административной ответственности и штрафам .
Возможна ли двухсторонняя печать правил внутреннего контроля на бумаге?
Законодательство не регламентирует способ печати ПВК, поэтому организация может выбрать наиболее удобный для себя вариант. Двухсторонняя печать не запрещена и может использоваться для экономии бумажных ресурсов. Однако некоторые консультанты рекомендуют печатать документ на одной стороне листа для удобства изучения,заверения и предоставления на проверку надзорному органу.
Нужно ли хранить правила внутреннего контроля в каждом филиале или обособленном подразделении?
Нет прямого требования хранить ПВК в каждом филиале или обособленном подразделении. Достаточно иметь один экземпляр документа в головном офисе организации. Тем не менее, для обеспечения внутренней информированности сотрудников, рекомендуется предоставить копии правил внутреннего контроля во все подразделения, особенно если они участвуют в операциях, подпадающих под ПОД/ФТ/ФРОМУ и трудовые функции сотрудников связаны с осуществлением внутреннего контроля. Если в филиале или обособленном подразделении есть сотрудники, которые обязаны проходить обучение в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ согласно перечню сотрудников, утвержденных руководителем организации или предпринимателем, ПВК в обязательном порядке должны быть и в подразделениях для применения процедур внутреннего контроля в целях ПОД ФТ ФРОМУ.
Нужно ли прошивать правила внутреннего контроля и делать на месте сшивки заверительную надпись?
Хотя законодательство и не требует обязательной сшивки и заверения ПВК, это является хорошей практикой для предотвращения подмены страниц и обеспечения целостности документа. Рекомендуется пронумеровать страницы, прошить документ и сделать заверительную надпись на месте сшивки, указав количество листов, подпись ответственного лица и оттиск печати организации.
Есть ли требования к оформлению титульного листа правил внутреннего контроля?
Титульный лист ПВК должен содержать полное наименование организации, сведения об индивидуальном предпринимателе, наименование документа, дату утверждения, а также подпись и ФИО лица, утвердившего документ. Использование фирменного бланка и печати организации придает документу официальный статус и соответствует требованиям делового оборота. Если вы храните ПВК на бумажном носителе, то гриф утверждения и печать при наличии являются обязательными. Если правила утверждены в виде электронного документа, то проставление печати не требуется, ПВК утверждаются путем подписания документа электронной подписью. Можно ли ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ утвердить по доверенности или заместителю руководителя? Правила внутреннего контроля должны быть утверждены непосредственно руководителем организации, индивидуальным предпринимателем. Утверждение документа по доверенности или заместителем возможно, если будут документально подтверждены полномочия лица, подписавшего правила на их утверждение и подписание.
Пример оформления титульного листа
Нужно ли загружать правила внутреннего контроля в Личный кабинет на сайте Росфинмониторинга?
Да, организации и предприниматели, которые обязаны соблюдать законодательство по ПОД/ФТ/ФРОМУ, должны загружать актуальные версии ПВК в Личный кабинет на официальном сайте Росфинмониторинга в разделе “Организация внутреннего контроля”. Это обеспечивает соответствие системы ПОД/ФТ/ФРОМУ требованиям законодательства и позволяет контролирующим органам оперативно получать необходимую информацию в целях установления субъекту уровня риска нарушения законодательства.
В каком формате загружать правила внутреннего контроля в Личный кабинет на сайте Росфинмониторинга?
ПВК можно загружать в формате DOC, DOCX или PDF. Важно, чтобы документ был читабельным и не содержал ошибок. Электронный вариант должен полностью соответствовать бумажному или электронному оригиналу, однако сканирование подписей и печатей не является обязательным.Стоит учесть что удалить загруженные ПВК нельзя. Перед загрузкой документа необходимо убедиться в том, что ПВК соответствуют требованиям к ним и являются актуальными.
Мы утвердили новую редакцию правил внутреннего контроля. Можно ли выбросить или удалить старую версию этого документа?
Нет, старые версии ПВК следует хранить в архиве организации. Это важно для документирования истории изменений и может понадобиться при проверках контролирующих органов. Утилизация предыдущих редакций может быть расценена как несоблюдение требований по хранению документов. Период проведения проверки со стороны надзорных органов не может составлять более 5 лет, поэтому правила в утративших силу редакциях более 5 лет назад можно уничтожить. Указанный срок исчисляется согласно ст. 7 Федерального закона №115-ФЗ.
